Automatiser l'envoi de facture après une consultation vidéo

Après une consultation vidéo de 15 minutes, la partie ennuyeuse commence : relancer le client par mail, ressaisir le montant dans un logiciel de facturation, vérifier que le paiement arrive. Configurez un workflow qui envoie la facture automatique après consultation vidéo dès que la session se termine, sans ressaisie et sans relance manuelle.

TL;DR

Pourquoi automatiser la facturation après une consultation vidéo

Un expert qui enchaîne cinq ou six consultations de 15, 30 ou 60 minutes dans une journée n'a pas le temps de générer une facture à la main entre chaque rendez-vous. La saisie manuelle multiplie deux risques concrets : l'oubli pur et simple, et l'erreur de montant quand le tarif change selon la durée de session.

Automatiser la facturation résout un problème de trésorerie autant qu'un problème de temps. Une facture envoyée dans les minutes qui suivent la consultation part avec un client encore convaincu de la valeur de l'échange, ce qui raccourcit le délai de paiement par rapport à une facture envoyée trois jours plus tard. IZILIV génère la facture au moment précis où le statut du rendez-vous passe à terminé, ce qui élimine l'étape de ressaisie entre l'agenda et l'outil de facturation.

Avant de commencer

Le gotcha qui bloque le plus souvent en 2026 : si le tarif n'est pas associé au bon type de session au moment de la création du modèle, la facture automatique se génère quand même — mais avec le mauvais montant. Vérifiez cette association avant de lancer le workflow, pas après le premier envoi raté.

Configurer le déclencheur : fin de consultation vidéo

  1. Ouvrez votre espace IZILIV et allez dans les paramètres de votre agenda de consultation.
  2. Repérez le champ Statut du rendez-vous et activez l'option Marquer comme terminé automatiquement à la fin de la session vidéo.
  3. Dans le même écran, cochez Déclencher une action à la fin du rendez-vous .
  4. Sélectionnez Générer une facture comme action associée à ce déclencheur.

Résultat attendu : dès que le compte à rebours de la session vidéo atteint zéro, le statut du rendez-vous passe à terminé et une facture brouillon apparaît automatiquement dans le module Facture, prête à être envoyée.

Configurer le modèle de facture automatique

  1. Allez dans Facture > Modèles et créez un modèle par type de consultation (15, 30, 60 minutes) plutôt qu'un modèle unique.
  2. Renseignez le Montant correspondant à chaque durée dans le champ Tarif associé .
  3. Activez la case Envoi automatique au client pour que la facture parte sans validation manuelle, ou laissez-la décochée si vous préférez relire chaque facture avant envoi.
  4. Choisissez le mode de règlement proposé au client dans Modes de paiement acceptés .

Résultat attendu : chaque fois qu'une consultation se termine, le bon modèle se déclenche selon la durée réservée, avec le bon montant déjà pré-rempli.

Relier la facture au CRM et au paiement

  1. Dans la fiche client du CRM, activez le Tag Facture pour que chaque facture générée s'archive automatiquement sous cette fiche.
  2. Configurez le suivi de paiement dans Facture > Suivi pour recevoir une alerte si la facture reste impayée après un délai que vous définissez.
  3. Reliez votre agenda à Google Agenda si vous ne l'avez pas encore fait, pour que le déclencheur de fin de rendez-vous se synchronise correctement avec les créneaux réels — la procédure complète est détaillée dans le guide de connexion à Google Agenda .

Résultat attendu : la fiche client centralise l'historique des consultations et des factures, sans jongler entre plusieurs outils.

Le déclencheur se situe au changement de statut du rendez-vous, pas à l'envoi manuel.

Variante : envoyer un devis avant la consultation, une facture après

Certains experts proposent un devis signé avant la première consultation, puis facturent automatiquement les sessions de suivi. Le workflow fonctionne dans les deux sens : dès que le devis est signé électroniquement, une facture correspondante se génère à la fin de la consultation suivante, sans ressaisie du montant déjà validé dans le devis.

Cette variante convient particulièrement aux consultants qui vendent des packs de plusieurs sessions plutôt qu'une consultation isolée. Le détail de ce workflow est couvert dans le guide devis en ligne à facture automatique, et la version qui insère une étape de signature électronique entre les deux est expliquée dans le guide signature électronique à facturation automatique.

Le workflow le plus efficace en 2026 reste celui qui supprime toute ressaisie entre l'accord du client et l'encaissement.

Problèmes fréquents et solutions

Aller plus loin : personnaliser votre workflow

Une fois le workflow de base stable, l'étape suivante consiste à connecter la prospection en amont pour que les prospects convertis en clients arrivent déjà dans le CRM avec leurs coordonnées de facturation prêtes. Cela évite de compléter une fiche client dans l'urgence juste avant le premier envoi automatique.

Si vous facturez des professions réglementées ou des structures avec des exigences de conformité spécifiques, comparez d'abord les options disponibles dans le guide des meilleurs logiciels de facturation pour auto-entrepreneurs avant de généraliser l'automatisation à tous vos types de clients.

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FAQ

Comment automatiser l'envoi de facture après une consultation vidéo ?

Activez le déclencheur de fin de rendez-vous dans votre agenda IZILIV et associez-le à l'action Générer une facture dans le module Facture. La facture se crée et s'envoie dès que le statut du rendez-vous passe à terminé.

La facturation automatique fonctionne-t-elle pour des sessions de durées différentes ?

Oui, à condition de créer un modèle de facture distinct pour chaque durée (15, 30, 60 minutes) avec un tarif associé propre à chacun. Un modèle unique produit des montants incorrects dès que la durée varie.

Faut-il valider chaque facture avant envoi ?

Non, c'est optionnel. Cocher Envoi automatique au client dans le modèle supprime cette étape ; la décocher permet de relire chaque facture avant qu'elle parte.

Que se passe-t-il si le client ne paie pas la facture automatique ?

Le suivi de paiement dans Facture > Suivi déclenche une alerte après le délai que vous définissez, ce qui permet de relancer sans attendre que le retard s'accumule.

Peut-on relier la facture automatique au CRM ?

Oui, en activant le Tag Facture sur la fiche client concernée. Chaque facture générée s'archive alors automatiquement sous cette fiche, ce qui centralise l'historique client.

IZILIV propose-t-il la signature électronique avant la facture ?

Oui, un devis signé électroniquement peut déclencher la génération de facture pour les sessions de suivi, sans ressaisie du montant déjà validé dans le devis.

Les outils de facturation d'IZILIV sont-ils payants ?

Les outils IziTools, dont le module Facture, font partie de la suite gratuite proposée par IZILIV aux entrepreneurs et petites entreprises.

Le workflow fonctionne-t-il si l'agenda est synchronisé avec Google Agenda ?

Oui, la synchronisation avec Google Agenda garantit que le déclencheur de fin de rendez-vous correspond aux créneaux réels et évite les écarts de statut.

Un dernier point

Le détail qui fait vraiment gagner du temps en 2026 n'est pas l'envoi automatique lui-même, c'est le Tag Facture posé sur la fiche CRM dès la première consultation : sans lui, l'automatisation fonctionne facture par facture, mais l'historique client reste éparpillé et il faut le reconstituer à la main au moment de la déclaration comptable annuelle.

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